Comment créer une culture du partage dans son entreprise ?

À Zenika ¹ , j’ai appris quelque chose : la culture du partage.

Qu’est-ce que cela ? C’est cette idée que toutes et tous les employés de l’entreprise, quelque soit notre position, notre métier, nous partageons avec les autres des idées, des pratiques, des retours d’expérience.

Je suis resté 2 ans dans cette ESN et grâce à cette culture, qu’est-ce que j’ai appris…

J’aimerais vous partager comment cela m’a fait évoluer dans l’entreprise, qu’est-ce que cela m’a apporté, qu’est-ce que j’ai pu apporter, en espérant vous convaincre de mettre en place une culture de partage dans votre propre entreprise ! ²

C’est parti 😎

Il y a trois axes principaux de partages de connaissances :

• Les canaux Slack de partage 
• Les présentations par communautés de pratique
• Les conférences internes

La culture du partage par des canaux Slack

Pour tout sujet qui mérite une veille, il existe un canal sur Slack : #community-web pour parler de web, #community-agile pour parler d’agilité, #community-nimportequoi pour parler de n’importe quoi…

N’importe qui peut partager un sujet, un lien, ou poser une question, et en fonction de la pertinence du contenu ou de la question, des discussions s’ensuivent.

Voyons cela par deux exemples personnels.

Une fois j’ai posé la question suivante :

Bonjour ! J’ai commencé à me former à Playwright, et j’ai remarqué que parfois, le test playwright cliquait avant qu’un bouton ne soit fonctionnel, ce qui fait planter le test, est-ce que cela est normal ou corrigeable ?

Et j’ai eu en réponse : tout plein de notions de progressive enhancement, quels frameworks JS l’implémentent, et l’utilité de ces fonctionnalités dans un monde d’accessibilité du numérique et de lutte contre l’obsolescence programmée.

Un autre exemple de message, c’est moi cette fois qui poste un message :

La nouvelle version de vuejs 3.5 vient de sortir ! Les choses visibles sont un petit gain de performance, et la possibilité de déstructurer des props… Qu’en pensez-vous ?

Et en réponse dans tout le thread, des discussions sur les futures évolutions de vuejs… ou je me suis pris un bide ! Je ne me souviens plus.

Je me suis globalement abonné à tous les canaux possibles : web, backend, vuejs, angular, agilité, produit, java. En s’organisant bien, il est possible de suivre toutes les discussions, et de filtrer ce qui est inutile et ce qui est utile.

Avec un peu d’organisation il est réellement possible de développer des compétences transverses et devenir polymatheux ou polymatheuse.

On n’hésitait pas aussi à pinguer directement en messages de possibles expert·es ou sachants·es, ou de simples curieux.

Si jamais un sujet était intéressant dans plusieurs canaux, on mentionnait aussi les autres channels et on incitait à regrouper les discussions dans un seul canal. L’avantage, c’est que ça permettait de découvrir d’autres communautés !

Par exemple, nous les développeurs et développeuses JavaScript parlons souvent de Rust ! Donc il y avait des messages croisés très intéressants.

Pour que ça marche, il y avait des règles un peu tacites : bienveillance absolue, les questions bêtes n’existent pas, et tout le monde est bienvenu pour écrire.

Juste PAS DE @here, au risque de se faire ratio par toute la communauté mentionnée.

Vous n’avez pas slack ? Sur teams, vous pouvez créer des salons qui sont accessibles à toute l’entreprise. Sur discord, c’est comme slack, et si vous n’avez rien, il est peut-être temps d’inaugurer un système de discussions instantanées.

Petite note personnelle : ne pas hésiter à gentiment indiquer aux personnes que leur communication n’est pas la plus bienveillante, ou qu’elle est légèrement à côté de la plaque.

Vous pouvez utiliser un peu de CNV pour lui parler directement, ou si vous avez des managers / facilitateurs dans votre structure, leur en parler pour qu’iels qui vous aident à formuler ce qui vous dérange.

Les communautés de pratique

Comme les discussions écrites ne suffisent parfois pas pour présenter un sujet, Zenika a un système de communautés de pratiques, ou en anglais ✨ “Community of Practice” ✨, que nous abrégerons en CoP pour le reste de l’article.

Tous les vendredis, de 16h à 17h, nous avons un créneau libre pour assister à une présentation d’une heure sur n’importe quel sujet. En général, les sujets sont portés par une personne qui signale sa volonté de présenter quelque chose sur le canal Slack associé. La personne crée une réunion, partage le lien et n’importe qui peut venir.

C’est super intéressant car on peut présenter n’importe quoi. Personnellement, j’ai pu organiser des présentations sur des technos, faire du livecode en groupe. J’ai vu des gens qui avaient des slides, d’autres qui faisaient yolo. Et j’ai même vu des talks entiers tout préparés, pour éventuellement faire speaker à une conférence ou un meetup, et parfois c’était juste une session d’ensemble programming pour aider des personnes à corriger des bugs.

Vous vous demandez peut-être, mais d’où vient cette envie spontanée du partage ? Et j’ai deux réponses :

• À Zenika, la culture du partage est très intrinsèque, et rapidement on vous montre comment réussir à communiquer un sujet : start with the why, feedbacks sur les talks
• Une culture du partage nécessite… des gens qui veulent partager !!! Donc idéalement, on recrute des gens qui au minimum, font un peu de veille, et au meilleur qui partagent cette veille !

Rétrospectivement, cela marchait bien mais avec un petit défaut : c’était surtout des individus, sur leur temps libre, qui portaient les sujets, les communautés, les organisaient… C’est idéal pour aller vite, mais il n’y avait pas vraiment de passation officielle de qui organise une communauté (ou alors, on ne m’a juste jamais dit qui le faisait…).

Je me demande si ça n’aurait pas été meilleur de responsabiliser un peu plus ces pratiques, avec par exemple des budgets alloués aux communautés de pratique pour faire amplifier le champ des possibles (que ce soit des pizzas, investir dans des technos chelous, rémunérer des intervenants…), des rôles clairement identifiés et tournant de “leader de communauté” ou quelque chose du genre…

D’autre part, je pense que ça aurait été bénéfique d’un peu plus aider les personnes à préparer leurs sujets. Par exemple, tenter de présenter un sujet en se demandant « quelle est la première chose qu’une personne qui a vu mon sujet devrait avoir envie de faire suite à cette présentation ? ».

Le rêve, ce serait d’être capable de mesurer qualitativement la montée en compétences liées aux CoP, et cela dans deux buts.

• Pour les organisatrices et les organisateurs, c’est surtout pour valoriser le temps passé à préparer ces moments de partage.
• Pour les autres, c’est surtout une façon de donner un peu de visibilité sur les sujets portés et permettre par exemple à la direction de réaliser qu’il existe des talents qui se forment spontanément sur certains sujets.

Pour que ça marche vraiment bien, c’est bien de mettre un petit résumé écrit de tout ce qui s’est échangé. Mais j’irais plus loin !!!

Je pense qu’il faudrait faire des sortes de petits questionnaires anonymes et non intrusifs qui demandent aux gens : quelle est la dernière chose que vous avez appris à la CoP ? Avec des champs de textes pour mettre de jolis petits verbatims ³. Cela permettrait vraiment de créer une culture de l’amélioration continue.

Et devinez quoi ? Quand des gens, toutes les semaines, présentent des choses, qu’est-ce qu’iels veulent ? Et bien iels ont envie de passer une journée entière à présenter des choses !!! C’est ce qu’on va voir dans la partie suivante avec les conférences internes.

Les conférences internes

À Zenika, nous avons une conférence interne : la TechnoZaure ⁴.

En référence aux dinosaures (non) ⁵, c’est une conférence interne qui est dédiée, et payée ⁶, qui permet à tout le monde d’assister à des sujets, et à certains d’en présenter.

L’organisation est assez simple : un Call For Paper est ouvert, c’est une plateforme qui permet à des personnes de postuler leurs sujets. Par exemple, le site conférence hall fait très bien ce job.

Une fois que les gens ont postulé, tout le monde vote sur les sujets qu’iels veulent voir, et à terme une équipe dédiée essaye de créer un programme qui plaira à toutes et à tous, en équilibrant les types de sujets, la variété de speakers (pas que des hommes ⁷, pas que des anciens…)

Entre la soumission et le vote, des gens se proposent pour aider tout le monde à pitcher son projet pour le rendre intéressant. Je recommande la technique de l’AIDA pour réussir à pitcher un talk : Attention, Interest, Desire, Action. Allez chercher cela sur internet.

Une fois les personnes sélectionnées, tout le monde a environ 1 mois pour préparer sa présentation, et des personnes aident les autres à préparer leurs slides, faire des premières répétitions, s’encourager…

C’est à Zenika que j’ai pu me préparer et présenter pour la première fois mon talk sur la transpilation de code pour coder dans des langages que personne ne connait et mon talk sur la place des musiciens face à l’IA dont je vous mets ici la première version ! Grâce à la sécurité psychologique que j’ai développé grâce à mes collègues et la culture de l’entreprise, j’ai pu tenter des choses un peu originales comme live coder en COBOL ou chanter devant mes collègues.

En plus, ce moment était capté et enregistré en vidéo, et ces vidéos sont partagées sur le YouTube de Zenika (si on le souhaite). C’est grâce à une de ces vidéos que j’ai été pris pour donner la Keynote de clôture du BDXIO 2024 !

Pourquoi ça marche ? Un peu comme les CoP, on obtient ce que l’on sème : le partage des gens qui veulent partager. Tout est possible, et tout est encouragé. Parfois, les présentations ne sont pas du tout techniques : j’ai vu des présentations sur les journées de 35h (qui a changé ma vie) ou sur le syndrome de l’imposteur.

Bref : J’adore les conférences internes.

Pour que cela se passe bien, nous avons la nourriture offerte, de quoi grignoter, des pauses, et un after avec de quoi se désaltérer et grignoter.

Si vous deviez organiser des conférences internes, je recommanderais d’abord de développer une culture du partage via les CoP. Et n’hésitez pas à encourager les gens à présenter n’importe quoi.

Incitez aussi les personnes timides à l’exercice de la présentation à se lancer, et essayez de les coacher pour les aider à faire leur présentation. Par exemple, posez aux speakers trois questions : Pourquoi, Comment, Quoi ?

Si vous voulez enregistrer, vous pouvez commencer très simple : demandez à la personne de rejoindre un appel sur teams ou meet en partageant son écran et enregistrez la réunion.

Puis petit à petit, ajoutez de l’équipement : un téléphone qui fait caméra pour la personne qui parle, des petites scènes sur OBS pour réussir à faire rapidement le montage, des micros un peu plus haut de gamme pour enregistrer la personne, une carte d’acquisition pour faire un système “plug & play”… Respectez la complexité de la mise en place d’un setup d’enregistrement et avancez étapes par étapes !

Règle primordiale pour que ça marche : il faut RESPECTER le temps alloué ! Les talks sont proposés sur des créneaux de 20 ou 40 minutes, incluant les questions. Il ne faut vraiment pas hésiter à faire respecter ce timing ! Le top, c’est d’indiquer aux speakers discrètement quand il reste 5 ou 10 minutes.

Et voilà ! Vous savez tout ! À la fois sur comment fonctionne la culture du partage à Zenika, et comment commencer à mettre cela en place chez vous ! C’est gratuit 😊.

Vous trouvez pas ça un peu meta de partager comment mettre en place une culture du partage ?

Si vous pensez cet article d’utilité, n’hésitez pas à partager à vos managers ou directeur·ices votre volonté de créer une culture du partage dans votre entreprise, et n’hésitez pas à joindre cet article. Vous pouvez même me contacter si vous avez besoin de conseils, par cette adresse email (ouvre votre appli mail).

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À très bientôt !